Política de Privacidad

1. Alcance

La presente Política de Privacidad se aplica a la información personal que recopilamos a través del sitio web público de T&C Group Holdings, LLC ubicado en https://tcgroupholdings.com y https://www.tcgroupholdings.com, incluidas las páginas de acceso público, formularios, cuestionarios, flujos de admisión, contratos, flujos relacionados con pagos y funciones o comunicaciones en línea relacionadas que pongamos a disposición periódicamente.

Esta Política de Privacidad también se aplica cuando usted:

• utiliza nuestro sitio web público o formularios en línea;
• solicita información, se comunica con nosotros o inicia un servicio;
• completa formularios de admisión, cuestionarios, contratos, adendas de servicios, facturas o pasos del proceso de pago;
• proporciona documentos o credenciales necesarios para un servicio solicitado; y
• nos contrata para servicios profesionales de preparación de impuestos, notaría, traducción, tecnología y servicios relacionados y, si estuviera disponible, notarización remota en línea.

Las secciones públicas de nuestro sitio web pueden estar disponibles en inglés y en español.

La presente Política de Privacidad no se aplica a sitios web, aplicaciones, plataformas o servicios de terceros que no controlamos, incluso si enlazamos a ellos o los utilizamos en relación con nuestros servicios. Dichos terceros tienen sus propios términos y prácticas de privacidad.

2. Información que recopilamos

Recopilamos información en las siguientes categorías.

A. Información que usted proporciona directamente

Dependiendo de la forma en que interactúe con nuestro sitio web y nuestros servicios, podremos recopilar información que usted nos proporcione a través de la página Contact, el flujo de admisión Get Started, el flujo Existing Customer, las páginas de Questionnaire, contratos, facturas, pasos de pago, correo electrónico u otros canales autorizados.

Por ejemplo, la página pública /contact generalmente se utiliza para consultas generales y puede recopilar su nombre, dirección de correo electrónico, servicio seleccionado, idioma de preferencia y mensaje. La página pública /get-started se utiliza para la admisión del servicio y puede recopilar información más amplia de incorporación y de solicitud de servicios necesaria para evaluar, abrir, canalizar y administrar un encargo solicitado.

Las categorías de información pueden incluir:

• nombre completo;
• dirección postal y estado de residencia;
• dirección de correo electrónico;
• número de teléfono;
• idioma de preferencia;
• servicio solicitado;
• nivel de urgencia, fecha límite, rango presupuestario y datos relacionados con la admisión;
• notas de texto libre, descripciones de proyectos, ejemplos, enlaces y respuestas a cuestionarios;
• contratos firmados, adendas de servicios y registros relacionados con la incorporación;
• datos de facturación y cobro; y
• comunicaciones que usted nos envíe por correo electrónico, formulario del sitio web u otro canal autorizado.

B. Información específica del servicio

Dependiendo del servicio solicitado, incluida la información presentada mediante un cuestionario específico del servicio, también podremos recopilar información adicional razonablemente necesaria para ejecutar dicho encargo.

Servicios de preparación de impuestos. Podemos recopilar información de declaraciones de impuestos y documentos de respaldo, que pueden incluir información de identificación del contribuyente, números de Seguro Social, documentos de ingresos, comprobantes de deducciones y créditos, declaraciones de años anteriores y notificaciones del IRS o de autoridades estatales.

Servicios notariales. Podemos recopilar detalles de la cita, tipo de documento, información del firmante e información de identificación necesaria para llevar a cabo un acto notarial lícito. En las notarizaciones presenciales, la recopilación se limita a lo que sea razonablemente necesario para la cita y conforme a la ley de Florida. Si usted solicita o utiliza servicios de notarización remota en línea, podrá recopilarse y conservarse información adicional de verificación de identidad, análisis de credenciales, registro electrónico y audio/video, según lo exija la ley de Florida.

Servicios de traducción. Podemos recopilar documentos fuente, documentos traducidos, nombres, fechas, preferencias terminológicas, información sobre el uso previsto y correspondencia relacionada.

Servicios de tecnología. Podemos recopilar cuestionarios de proyectos, credenciales, datos de acceso a sistemas, información de alojamiento o dominio, información de plataformas, contenido, configuraciones, notas de implementación, datos de solución de problemas, requisitos del sitio web, detalles de configuración de formularios o admisión y otra información necesaria para ejecutar el alcance de trabajo aceptado.

C. Información recopilada automáticamente

Cuando usted utiliza nuestro sitio web o sistemas en línea, incluidas páginas públicas y flujos de cuestionarios, nosotros o nuestros proveedores de servicios podremos recopilar automáticamente información técnica limitada, como:

• dirección IP;
• tipo de navegador;
• información del dispositivo o sistema;
• páginas o rutas a las que se accede;
• marcas de tiempo y registros de solicitudes;
• URL de referencia o metadatos generales de la solicitud; y
• señales de seguridad y prevención del fraude.

Recopilamos esta información principalmente para la operación del sitio, la seguridad, la prevención de spam y bots, la prevención del fraude, el diagnóstico y la prestación del servicio.

D. Cookies, herramientas de sesión y tecnologías similares

Nuestro sitio web y nuestros sistemas podrán utilizar cookies estrictamente necesarias, controles de sesión, tecnologías de seguridad y herramientas similares necesarias para operar el sitio, proteger formularios, mantener sesiones cuando corresponda, prevenir abusos y respaldar la prestación de servicios. Por ejemplo, algunas secciones del sitio público pueden utilizar herramientas de seguridad o detección de bots, incluido Cloudflare Turnstile o tecnologías similares, para proteger formularios públicos y reducir envíos de spam o abusivos.

A la fecha de Última Actualización, nuestro sitio de acceso público no está destinado a publicidad conductual y no vendemos información personal a intermediarios publicitarios. Si modificamos sustancialmente nuestro uso de cookies o tecnologías de rastreo, actualizaremos esta Política de Privacidad.

E. Información de terceros

Podremos recibir información de terceros cuando sea razonablemente necesario para prestar servicios o procesar transacciones, tales como:

• plataformas de firma electrónica y documentos;
• procesadores de pago;
• proveedores de entrega y correo;
• proveedores de seguridad del sitio web o detección de bots;
• proveedores de alojamiento o plataformas;
• organismos gubernamentales o autoridades tributarias, cuando resulte pertinente para el servicio; y
• sus representantes autorizados o personas que actúen en su nombre.

3. Cómo utilizamos la información

Podremos utilizar la información personal para:

• responder a consultas y comunicarnos con usted;
• verificar solicitudes y prevenir spam, fraude, abuso y acceso no autorizado;
• crear, gestionar y mantener registros de admisión, proyectos, contratos, facturación y servicios;
• enviar cuestionarios, contratos, acuerdos marco de servicios, adendas de servicios, facturas, actualizaciones del servicio y comunicaciones transaccionales;
• prestar el servicio específico que usted solicitó;
• revisar, preparar, traducir, notarizar, compilar, entregar o de otro modo procesar documentos y productos de trabajo;
• cobrar pagos y mantener registros de facturación;
• operar, mantener, diagnosticar y mejorar nuestros sistemas y flujos de trabajo internos;
• cumplir obligaciones legales, tributarias, regulatorias, de conservación de registros y de resolución de controversias;
• hacer valer nuestros contratos y proteger nuestros derechos, nuestros clientes, nuestro personal, nuestros sistemas y nuestro negocio;
• conservar evidencia de instrucciones, autorizaciones, entrega o comunicaciones pertinentes a un encargo de servicios; y
• utilizar herramientas razonables de automatización, sistemas en la nube, herramientas asistidas por IA o plataformas de terceros, según lo permitan nuestros contratos y la ley aplicable.

Su consentimiento para ser contactado

Cuando envía su número de teléfono, dirección de correo electrónico u otra información de contacto a través del formulario "Comenzar" o de cualquier otro formulario en nuestro sitio web, usted consiente que nos comuniquemos con usted a esa información -- por llamada telefónica, mensaje de texto o SMS, correo electrónico u otros medios razonables -- para todos los fines comerciales y de servicio. Esto incluye responder a su consulta, programar y confirmar citas, solicitar documentos o aclaraciones, cotizar tarifas y confirmar el alcance, entregar productos de trabajo y facturas, enviar actualizaciones de servicio y avisos administrativos, e informarle sobre otros servicios que ofrecemos y que puedan ser de su interés.

Este consentimiento se aplica a la información de contacto que proporciona y a cualquier información de contacto actualizada que nos brinde posteriormente, y permanece vigente durante toda nuestra relación comercial, incluso entre compromisos.

Puede darse de baja de los mensajes promocionales o de mercadeo en cualquier momento respondiendo STOP a un mensaje de texto, usando el enlace para darse de baja en un correo electrónico, o escribiendo a contact@tcgroupholdings.com. Darse de baja de los mensajes promocionales no detiene los mensajes transaccionales o de servicio sobre un compromiso activo, que son necesarios para prestar los servicios que usted solicitó. Pueden aplicarse tarifas estándar de mensajes y datos.

Cómo se maneja la información de las páginas Contact y Get Started

Página Contact (/contact). La información ingresada manualmente en la página Contact se utiliza para generar y entregar una consulta de contacto a la Compañía, canalizar la consulta según el servicio seleccionado y el idioma de preferencia y permitirnos revisarla y responderla. Las presentaciones efectuadas a través de la página Contact generalmente se tratan como registros de comunicaciones, y no como encargos de servicios formalizados por sí mismos. Una presentación en la página Contact no garantiza, por sí sola, la aceptación de un encargo, la creación de un expediente de proyecto ni su inclusión en una lista de marketing.

Página Get Started (/get-started). La información ingresada manualmente en la página Get Started se utiliza para validar la presentación, aplicar controles contra spam y abuso, verificar presentaciones duplicadas, crear o actualizar un perfil de cliente, crear un registro de encargo o proyecto, almacenar registros de admisión en sistemas internos y almacenamiento seguro en la nube, enviar comunicaciones transaccionales de incorporación y canalizar internamente el asunto para la prestación del servicio. Dependiendo del flujo aplicable y de la relación previa que usted tenga con nosotros, la información de perfil previamente conocida podrá reutilizarse para reducir la duplicidad en la captura de datos y continuar un flujo para cliente existente o de servicio posterior.

Podremos basarnos en la información que usted envíe a través de estas páginas, según haya sido proporcionada por usted, para evaluar el alcance, la disponibilidad del servicio, la canalización por idioma, la programación, las necesidades de seguimiento, la canalización de cuestionarios, la asignación interna y, cuando corresponda, los supuestos de facturación o si se requiere documentación adicional. La presentación de información a través de estas páginas no garantiza que aceptaremos el asunto, que completaremos un servicio dentro de una fecha límite solicitada ni que lograremos un resultado en particular.

Regla especial para la información de declaraciones de impuestos

Cuando la información constituya información de declaración de impuestos, usaremos y divulgaremos dicha información únicamente en la medida permitida por la ley federal aplicable, según sea necesario para ejecutar el encargo o de conformidad con un consentimiento escrito separado del contribuyente cuando dicho consentimiento sea legalmente exigido.

No utilizamos información personal para fines de mercadeo directo propios de terceros, y no vendemos ni alquilamos información personal a otros para sus propios fines de marketing.

4. Cuándo compartimos la información

Podremos compartir información personal únicamente en las siguientes circunstancias:

A. Proveedores de servicios y vendedores

Podremos compartir información con proveedores de servicios que nos ayudan a operar nuestro negocio y prestar servicios. Dependiendo del servicio y del flujo aplicable, dichos proveedores pueden incluir proveedores de alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, firma electrónica, pagos, correo postal, seguridad y procesamiento en la nube.

Nuestras categorías de proveedores actuales o comúnmente utilizadas pueden incluir, por ejemplo:

• Amazon Web Services (como herramientas de alojamiento, almacenamiento, bases de datos, infraestructura, S3 y CloudFront);
• Cloudflare u otros proveedores de seguridad similares para protección contra bots y seguridad del tráfico;
• proveedores de entrega de documentos, transferencia de archivos y almacenamiento en la nube;
• Postmark, AWS SES u otros proveedores similares de correo electrónico transaccional;
• Square u otros procesadores de pago similares;
• USPS u otros transportistas postales o de entrega; y
• otros proveedores razonablemente necesarios para ejecutar el encargo solicitado.

Autorizamos a los proveedores de servicios a acceder o procesar información personal únicamente en la medida razonablemente necesaria para los servicios que realizan para nosotros, sujeto a controles contractuales, técnicos u operativos, según corresponda.

B. Organismos gubernamentales, autoridades y destinatarios regulados

Podremos compartir información con autoridades gubernamentales, tribunales, autoridades tributarias, destinatarios de instrumentos notariales u otras partes similares cuando:

• usted nos lo indique o autorice;
• el intercambio sea necesario para prestar el servicio solicitado;
• la ley exija o permita la divulgación; o
• la divulgación sea necesaria para proteger derechos legales o responder a una solicitud lícita.

Los ejemplos pueden incluir el envío por correo de un paquete en papel firmado de declaración de impuestos al IRS o a una autoridad tributaria estatal a petición suya, o una divulgación exigida por citación, orden judicial u otro proceso legal vinculante.

C. Protección empresarial y cumplimiento legal

Podremos divulgar información cuando consideremos razonablemente que la divulgación es necesaria para:

• cumplir la ley, reglamento, proceso legal o solicitud gubernamental;
• hacer valer nuestros contratos o políticas;
• detectar, prevenir o responder a fraude, abuso, incidentes de seguridad o conductas ilícitas; o
• proteger los derechos, la seguridad, la propiedad o las operaciones de la Compañía, de nuestros clientes o de terceros.

D. Transferencias empresariales

Si participamos en una fusión, adquisición, venta de activos, operación de financiamiento, reorganización u otro evento empresarial similar, la información personal podrá transferirse como parte de dicha operación, con sujeción a la ley aplicable.

5. Información sensible

Algunos servicios requieren que manejemos información sensible, incluida información de declaraciones de impuestos, datos de identificación emitidos por el gobierno, registros financieros, documentos fuente, firmas y credenciales.

Recopilamos y utilizamos información sensible únicamente en la medida razonablemente necesaria para el servicio solicitado, la seguridad, la prevención del fraude, el cumplimiento legal, la conservación de registros u otros fines empresariales lícitos descritos en esta Política de Privacidad.

Por favor, no envíe números de Seguro Social, números de identificación del contribuyente, información completa de tarjetas de pago, credenciales completas de cuentas, imágenes de pasaporte, imágenes de licencia de conducir u otra información altamente sensible a través de la página pública /contact ni de ningún formulario general de consulta, salvo que se lo hayamos solicitado expresamente por un canal apropiado. Si un servicio solicitado requiere documentos o identificadores sensibles, podremos dirigirlo a un flujo distinto de admisión, documentación, firma o entrega más adecuado para ese propósito.

6. Conservación de datos

Conservamos la información personal únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para los fines descritos en esta Política de Privacidad, incluida la prestación del servicio, el cumplimiento legal, la conservación de registros, la seguridad, la resolución de controversias, los seguros y la ejecución de contratos.

Salvo que se requiera o justifique un período mayor, nuestra práctica comercial general es conservar los registros relacionados con servicios durante hasta siete (7) años después del encargo pertinente, la actividad del proyecto o la interacción comercial, o por más tiempo si:

• lo exige la ley;
• lo exigen obligaciones tributarias, contables o regulatorias;
• es razonablemente necesario para fines de defensa en auditorías, seguros o resolución de controversias;
• es necesario para hacer valer contratos o preservar evidencia; o
• lo exige una política aplicable de retención de registros o una obligación de preservación legal.

Los ejemplos incluyen:

• Comunicaciones de la página Contact: podrán conservarse como registros de comunicaciones comerciales y podrán asociarse posteriormente con un expediente de cliente o proyecto si usted continúa con un servicio.
• Registros de admisión de Get Started: podrán conservarse en registros de cliente, proyecto, incorporación, comunicaciones, contratos, cuestionarios y operaciones, de conformidad con esta Política de Privacidad.
• Registros de preparación de impuestos: generalmente hasta siete (7) años, o por más tiempo si así lo exige la ley, la regulación, necesidades de defensa en auditorías, requisitos de seguros u obligación de preservación legal.
• Registros de traducción: los documentos fuente, traducciones terminadas, registros del encargo, correspondencia y registros de entrega podrán conservarse durante hasta siete (7) años, o por más tiempo cuando sea legalmente necesario.
• Registros de proyectos de tecnología: cuestionarios, registros del proyecto, notas de implementación, contratos, facturas y registros de entrega podrán conservarse durante hasta siete (7) años, o por más tiempo cuando sea legalmente necesario.
• Registros notariales presenciales: se conservan solo en la medida razonablemente necesaria para el encargo, el pago, la programación, el cumplimiento legal y la conservación de registros.
• Registros de notarización remota en línea (si se utilizan): se conservan durante el período exigido por la ley de Florida, incluidos los requisitos aplicables de conservación del registro electrónico y de audio/video.

Podremos eliminar información antes cuando corresponda; sin embargo, las copias de seguridad, archivos, obligaciones de preservación legal y registros del sistema podrán subsistir durante un período de tiempo después de la eliminación operativa.

7. Seguridad de los datos

Utilizamos salvaguardas administrativas, técnicas y organizativas razonables diseñadas para proteger la información personal contra acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción.

Estas salvaguardas pueden incluir transmisión segura mediante HTTPS, controles de acceso, funcionalidades de seguridad en la nube, restricciones basadas en funciones, gestión de proveedores, registros y otras medidas de seguridad apropiadas para la naturaleza de la información y nuestras operaciones.

Ningún sistema, método de transmisión o plataforma de almacenamiento puede garantizarse como 100 % seguro. Por esa razón, no podemos garantizar una seguridad absoluta.

Si la ley aplicable nos exige proporcionar aviso de una violación de seguridad, lo haremos de la forma y dentro del plazo exigidos por dicha ley.

8. Almacenamiento y procesamiento en EE. UU.

Nuestras operaciones y nuestros proveedores de servicios están radicados principalmente en los Estados Unidos. Al utilizar nuestros servicios o proporcionarnos información, usted entiende que su información podrá almacenarse o procesarse en los Estados Unidos.

9. Sus derechos y opciones de privacidad

Dependiendo de su estado de residencia, de la naturaleza de la información y de si una determinada ley de privacidad nos resulta aplicable a nosotros y al tratamiento de que se trate, usted podría tener derechos tales como:

• acceso a la información personal que conservamos sobre usted;
• corrección de información personal inexacta;
• eliminación de información personal, sujeta a excepciones legales y operativas;
• una copia o la portabilidad de determinada información, cuando corresponda;
• retiro del consentimiento cuando el tratamiento se base en el consentimiento;
• derechos de limitación u oposición cuando la ley aplicable los prevea; y
• el derecho a apelar la denegación de una solicitud de privacidad que reúna los requisitos cuando la ley aplicable exija un proceso de apelación.

Estos derechos no son absolutos. Podremos denegar o limitar una solicitud cuando la ley lo permita, incluso cuando no podamos verificar la identidad, cuando la ley exija conservar registros, cuando la información esté sujeta a privilegio legal o exención, o cuando la solicitud entre en conflicto con una necesidad pendiente relacionada con servicios, facturación, prevención del fraude, seguridad o resolución de controversias.

Cómo presentar una solicitud de privacidad

Para presentar una solicitud de privacidad, envíe un correo electrónico a contact@tcgroupholdings.com con el asunto "Privacy Request" e incluya información suficiente para que podamos verificar su identidad y comprender su solicitud.

Por ejemplo, puede incluir:

• su nombre completo;
• la dirección de correo electrónico o número de teléfono que utilizó con nosotros;
• la fecha aproximada de contacto o del servicio;
• el tipo de servicio involucrado; y
• la solicitud específica que está realizando.

Podremos solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad y tramitar la solicitud. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley aplicable o, si no existe un plazo específico, dentro de un tiempo razonable.

10. Privacidad de menores

Nuestro sitio web y nuestros servicios no están dirigidos a menores de 13 años. No recopilamos deliberadamente información personal en línea de un menor de 13 años sin el nivel de consentimiento o autorización exigido por la ley aplicable. Si usted considera que un menor de 13 años nos ha proporcionado información personal de manera inapropiada, comuníquese con nosotros y adoptaremos las medidas correspondientes.

11. Enlaces externos y servicios de terceros

Nuestro sitio web o nuestras comunicaciones pueden hacer referencia o enlazar a sitios web, plataformas o herramientas de terceros. No somos responsables del contenido, la seguridad ni las prácticas de privacidad de dichos terceros. Usted debe revisar sus políticas de privacidad por separado.

La presentación de un mensaje a través de la página Contact o el envío de información de admisión a través de la página Get Started no crea, por sí sola, una relación de cliente, una relación fiduciaria ni un deber de aceptar el asunto solicitado. Los visitantes del sitio web deberán proporcionar únicamente información que estén autorizados a proporcionar y deberán evitar enviar información personal innecesaria de terceros mediante formularios generales del sitio web.

12. Cambios a esta Política de Privacidad

Podremos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas comerciales, servicios, proveedores, requisitos legales o funciones del sitio web. Cuando ello ocurra, actualizaremos la fecha de Última actualización en la parte superior de esta página.

Los cambios sustanciales se aplicarán prospectivamente, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.

13. Información de contacto

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes de privacidad, comuníquese con:

T&C Group Holdings, LLC
Jacksonville, Florida, Estados Unidos
Correo electrónico: contact@tcgroupholdings.com

También puede revisar nuestros Términos de Servicio.

Nota importante: La presente Política de Privacidad tiene por objeto describir nuestras prácticas de tratamiento de datos. No modifica ningún contrato, adenda o formulario de consentimiento exigido legalmente por separado, incluido cualquier consentimiento separado del contribuyente que pueda ser necesario respecto de información de declaraciones de impuestos.