1. Cuente el tiempo, no la tarea
Elija un proceso y mida tres cosas: cuántos minutos toma cada vez, cuántas veces ocurre en una semana entre todas las personas que lo hacen y cuántas personas participan. Si puede, tómele el tiempo durante una semana. Los cálculos de memoria suelen quedarse cortos, porque nadie recuerda las interrupciones, las correcciones ni las esperas.
Multiplique los minutos por las veces por semana y divida entre 60. Esas son las horas que consume este proceso cada semana.
2. Use el costo total de una hora
Un empleado cuesta más que su salario por hora. Los impuestos de nómina, las prestaciones y el tiempo libre pagado se suman. Use esa cifra total, no el salario. Si no la conoce, su contador o su proveedor de nómina puede darle un número razonable.
Multiplique las horas por semana por el costo total por hora y luego por las semanas trabajadas en un año. Usar 46 y 52 semanas da un rango que considera días festivos y tiempo libre, en lugar de un solo número que parece más preciso de lo que es.
3. Sume lo que cuestan los errores y los retrasos
El tiempo es solo parte del costo. Pregúntese qué pasa cuando este proceso sale mal o se atrasa:
- Facturas enviadas tarde o con el monto equivocado
- Clientes que esperan una respuesta o una confirmación
- Registros que no coinciden y hay que conciliar
- Trabajo que se detiene cuando la única persona que conoce los pasos no está
Ponga una cifra mensual a las correcciones que ya hace. Si no puede, déjela fuera y tome su resultado como el mínimo, no como el costo completo.
4. Sea prudente con lo que elimina la automatización
La automatización rara vez elimina cada minuto de una tarea. Alguien sigue revisando las excepciones, aprobando los casos inusuales y verificando los resultados. Suponga que elimina la mayor parte del tiempo, no todo, y compruebe esa suposición en su propio proceso antes de confiar en ella.
Un Ejemplo Resuelto
- 2 personas
- haciendo el trabajo
- 15 minutos
- cada vez
- 40 veces por semana
- entre todos
- $35 por hora
- costo total por persona
- Unas 10 horas por semana, o de $16,100 a $18,200 al año en 46 a 52 semanas de trabajo.
- Si la automatización elimina el 80 por ciento de ese tiempo, el ahorro anual es de unos $12,880 a $14,560.
- Frente a un proyecto desde $5,000, se paga solo en unos 4 a 5 meses, antes de cuotas continuas de plataforma.
5. Compárelo con el costo completo de automatizar
La comparación no es el costo anual contra el precio del proyecto solamente. Incluya todo lo que viene con él:
- El costo único de construirlo y probarlo
- Las cuotas continuas de plataforma, alojamiento o por ejecución, pagadas a esos proveedores
- El mantenimiento cuando cambia un sistema conectado, hecho por su equipo o bajo una alianza
- El tiempo que su equipo dedica a revisar excepciones
Divida el costo único entre el ahorro mensual después de las cuotas continuas. Ese es el número de meses que tarda el proyecto en pagarse solo.
6. Sepa cuándo los números dicen que no
La automatización no siempre vale la pena, y la aritmética se lo dirá. Normalmente no conviene cuando:
- El proceso ocurre pocas veces al mes
- Cada caso requiere un criterio que nadie puede escribir
- El proceso o el software está por cambiar
- El tiempo de recuperación es más largo que lo que probablemente el proceso seguirá igual
En esos casos, una lista de pasos más clara o un pequeño cambio en una herramienta existente suele ser la mejor inversión.
Pruébelo con sus propias cifras
Ingrese su proceso abajo. El resultado es un estimado con sus datos, no una cotización ni una promesa de ahorro.
Sueldo más impuestos y prestaciones. $40 es un punto de partida común.
Costo anual estimado de este trabajo
$9,200 a $10,400
Unas 260 horas al año
Un estimado con los números que usted ingresó, no una cotización ni una promesa de ahorro. La automatización rara vez elimina cada minuto de una tarea.
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