El negocio de este ejemplo
Una empresa de servicios para el hogar con una gerente de oficina, dos estimadores y varias cuadrillas. Las solicitudes llegan por teléfono, correo y un formulario del sitio web. La empresa usa una aplicación de agenda, un software contable y una plantilla de documento para las cotizaciones. Nada está conectado, así que las personas mueven la información entre ellos.
Los tiempos de abajo son estimados ilustrativos para un trabajo, elegidos de forma prudente.
Paso 1: Llega la solicitud (unos 5 minutos)
La gerente de oficina copia los datos de la llamada, o el correo del formulario, en la aplicación de agenda.
- Las solicitudes del formulario esperan en un buzón hasta que alguien lo revisa
- Un cliente que regresa se crea por segunda vez con un nombre ligeramente distinto
Paso 2: Se agenda la visita (unos 10 minutos)
Van y vienen varios mensajes de texto entre el cliente, la oficina y el estimador para encontrar un horario.
- El horario acordado queda en una conversación de texto, no en el calendario
- El estimador llega sin las notas de la solicitud original
Paso 3: Se escribe la cotización (unos 15 minutos)
El estimador llena una plantilla con sus notas de la visita, pone precios de memoria o de una lista, la guarda como PDF y la envía por correo.
- Una lista de precios desactualizada produce una cotización por debajo del costo
- Las partidas y los totales se escriben por separado y no siempre coinciden
Paso 4: Dar seguimiento a la cotización (unos 5 minutos)
Alguien debería dar seguimiento a las cotizaciones sin respuesta. Cuando la semana se llena, nadie lo hace.
- Cotizaciones que se habrían aceptado con un recordatorio vencen en silencio
- No hay una lista de qué cotizaciones siguen abiertas
Paso 5: Se reserva el trabajo (unos 5 minutos)
Cuando el cliente acepta por correo, la gerente vuelve a escribir el trabajo, la dirección y las partidas cotizadas en la aplicación de agenda.
- Un cambio de alcance acordado por teléfono nunca llega a la cuadrilla
Paso 6: Se crea la factura (unos 5 minutos)
Después del trabajo, la gerente crea de nuevo al cliente en el software contable y copia las partidas de la cotización.
- El trabajo adicional hecho en el sitio queda fuera de la factura
- Las facturas salen días después del trabajo, así que el pago también llega después
Paso 7: Cobrar (unos 5 minutos)
Los pagos se concilian con las facturas a mano, y las vencidas se cobran cuando alguien se acuerda.
- Las facturas vencidas se notan hasta el cierre del mes
Lo que suma todo esto
Unos 50 minutos de tiempo de oficina y del estimador por trabajo, sin contar ninguna de las fallas de arriba. Con 30 trabajos por semana, son unas 25 horas por semana moviendo información entre herramientas, más el costo de cotizaciones vencidas, trabajos adicionales sin cobrar y pagos lentos.
Ponga sus propias cifras en nuestra guía para dimensionar un proceso manual y vea cuál es la cifra equivalente para su negocio.
La versión automatizada
Las mismas herramientas, conectadas, con las personas tomando las decisiones:
- Cada solicitud crea o encuentra al cliente automáticamente y aparece en una sola fila, con los duplicados señalados
- El cliente elige un horario de visita según la disponibilidad real del estimador, y las notas de la solicitud viajan con la cita
- La cotización se arma con una lista de precios actual y totales calculados, y el estimador la revisa antes de enviarla
- Las cotizaciones sin respuesta reciben un recordatorio programado, y la oficina ve una lista de cotizaciones abiertas
- Una cotización aceptada crea el trabajo con sus partidas, y los cambios de alcance se agregan al trabajo, no a una conversación de texto
- Completar el trabajo prepara la factura con las partidas finales para que la oficina la apruebe y la envíe
- Los pagos se concilian automáticamente cuando es posible, y las facturas vencidas generan recordatorios y una lista semanal
Lo que se queda con las personas
El criterio para poner precios, aprobar cada cotización y factura, atender a clientes inconformes y decidir qué hacer con trabajos inusuales. La automatización elimina el copiar y el olvidar, no las decisiones.
No todo negocio necesita automatizar los siete pasos. Muchas veces lo correcto es empezar por uno o dos pasos que pierden más dinero, como el seguimiento de cotizaciones o la facturación después del trabajo.