Deje de Escribir la
Misma Información Dos Veces.
Llega un formulario web, alguien lo copia en el CRM, luego en contabilidad y luego en una hoja de cálculo para la reunión semanal. Cada copia toma unos minutos y agrega una oportunidad de error. Construimos la automatización que mueve esos datos por usted y envía a una persona solo los casos inusuales.
Señales de Que Le Está Costando
Dos pantallas, un registro
Alguien tiene un sistema abierto a la izquierda y otro a la derecha, y lee de uno para escribir en el otro.
Copiar, pegar, repetir
Los pedidos, registros o solicitudes llegan por correo o formulario y se vuelven a escribir en lugar de importarse.
Registros que no coinciden
La dirección o el teléfono de un cliente es distinto en dos sistemas, y nadie sabe cuál es el correcto.
El atraso después de un día libre
Cuando la persona que captura los datos falta, el trabajo espera a que regrese.
Corregir errores semanas después
Los errores aparecen en una factura, un informe o una llamada de un cliente mucho después de haberse capturado.
Contratar para no atrasarse
Más volumen significa más horas de captura, y el crecimiento aparece como nómina en lugar de utilidad.
Lo Que Realmente Cuesta
La captura de datos rara vez parece cara porque llega en pedazos pequeños. Sumada a lo largo de un año, normalmente lo es. Esta es la aritmética de un ejemplo modesto.
- 2 personas
- haciendo el trabajo
- 12 minutos
- cada vez
- 60 veces por semana
- entre todos
- $40 por hora
- costo total por persona
Unas 12 horas por semana, o de $22,080 a $24,960 al año
Pruébelo con Sus Propias Cifras
Sueldo más impuestos y prestaciones. $40 es un punto de partida común.
Costo anual estimado de este trabajo
$9,200 a $10,400
Unas 260 horas al año
Un estimado con los números que usted ingresó, no una cotización ni una promesa de ahorro. La automatización rara vez elimina cada minuto de una tarea.
Muéstrenos Este ProcesoCómo la Automatizamos
El objetivo no es sacar a las personas del proceso. Es dejar de usar a las personas como el cable entre dos sistemas.
Trazar el recorrido
Seguimos un registro desde donde llega hasta cada lugar donde termina, y anotamos cada campo y cada regla que una persona aplica en el camino.
Elegir la conexión
Usamos la API, las herramientas de importación o los webhooks de cada sistema cuando existen, y solo recurrimos a leer pantallas o archivos cuando no hay nada mejor.
Construir las reglas
Los campos obligatorios, los formatos y los duplicados se revisan antes de escribir nada. Los registros que no pasan una revisión esperan a una persona en lugar de pasar con errores.
Registrar y entregar
Cada registro que se mueve queda registrado, para que pueda ver qué pasó y cuándo. Usted recibe documentación y las cuentas siguen siendo suyas.
Antes y Después
Una ilustración de un proceso común, no un proyecto de un cliente.
Llega una solicitud de cotización por el sitio web. La gerente de oficina crea el contacto en el CRM, abre contabilidad para crear el cliente y luego envía los detalles por correo al estimador.
La solicitud crea el contacto y el cliente automáticamente y envía un resumen al estimador. Si el correo no es válido o el cliente ya existe, la gerente recibe una sola tarea para revisarlo.
¿La Automatización Es la Respuesta?
Un buen candidato
- Los mismos datos se mueven igual la mayoría de las veces
- Sucede muchas veces por semana
- Los sistemas ofrecen API, importación o exportación
- Los errores cuestan dinero, tiempo o la confianza del cliente
Probablemente todavía no conviene
- Cada captura requiere un criterio que nadie puede escribir
- Sucede pocas veces al mes
- El proceso está por cambiar o el sistema se va a reemplazar
- La única entrada es un sistema que prohíbe el acceso automatizado
Puntos de Partida Típicos
El trabajo se cotiza por alcance, no por hora. Usted recibe un alcance por escrito con un precio fijo antes de empezar, y los proyectos grandes se dividen en hitos. Los rangos de abajo muestran dónde suelen empezar los proyectos.
Ver Precios Iniciales
| Tipo de proyecto | Cuándo encaja | Inversión |
|---|---|---|
| Revisión de Oportunidad de Automatización | Sabe que el proceso duele, pero todavía no qué construir, si acaso algo: un proceso revisado, con la solución más pequeña que vale la pena en un plan de acción por escrito. | $495 precio fijo |
| Automatización de Resultado Rápido | Un problema bien delimitado con un final claro. | Desde $1,500 |
| Proyecto de Automatización o Integración | Flujos y conexiones entre sistemas de los que depende el negocio, con precio en un alcance por escrito. | Desde $5,000 |
| Alianza de Operaciones Automatizadas | Después de un proyecto: monitoreo, mantenimiento, cambios de proveedores y API, y mejoras pequeñas. | Desde $750 / mes |
El alojamiento, los dominios, las licencias, las suscripciones y las comisiones de procesamiento permanecen en cuentas de su propiedad y cada proveedor le factura directamente siempre que sea posible. Cuando debamos realizar un cargo aprobado en su nombre, cobramos ese importe antes de incurrir en él.
Después del Proyecto
Cada proyecto termina con documentación y una entrega, para que su equipo pueda operarlo. Si prefiere no hacerlo, una alianza mensual cubre monitoreo, cambios de proveedores y API, y mejoras pequeñas bajo su propio acuerdo por escrito.
Ver Niveles de la AlianzaServicios y Decisiones Detrás de Esto
Antes de Preguntar
- ¿Tenemos que reemplazar nuestro software?
- Normalmente no. La mayoría de las automatizaciones de captura conectan los sistemas que ya usa. Reemplazar software solo vale la pena cuando un sistema no tiene ninguna forma de intercambiar datos.
- ¿Qué pasa cuando un registro no cumple las reglas?
- Se detiene y se envía a una persona con el motivo, en lugar de escribirse mal en el sistema. Definir qué cuenta como excepción es parte del alcance.
- ¿Pueden automatizar la captura desde papel o PDF?
- Sí, pero eso es procesamiento de documentos y no mover datos entre sistemas, y requiere una revisión de confianza y un paso de revisión humana. Vea nuestro servicio de Procesamiento de Documentos con IA.
- ¿Por qué no usar una herramienta de conexión ya hecha?
- Para casos simples y de poco volumen muchas veces es lo correcto, y se lo diremos. La automatización a medida vale su costo cuando las reglas, el volumen o el manejo de errores superan lo que esas herramientas manejan de forma confiable.
- ¿Cómo sabemos que vale la pena antes de pagar un proyecto?
- Use el estimador de esta página, o empiece con la Revisión de Oportunidad de Automatización, que pone por escrito el costo anual del proceso actual y un rango de implementación.
Las cifras de esta página son ilustraciones basadas en los datos indicados, no resultados de clientes, y no son una promesa de ahorro. No garantizamos ningún resultado comercial, de ahorro de tiempo o técnico en particular. Esta página es un resumen por conveniencia; nuestros Términos de Servicio prevalecen.
Términos completos: Términos de Servicio
¿Qué Información Se Escribe Dos Veces?
Cuéntenos dónde llega y dónde tiene que terminar. Le diremos si vale la pena automatizarlo y cuál es el siguiente paso.