Alguien Lee Cada Documento
y Escribe Lo Que Dice.
Las facturas llegan en PDF, las solicitudes escaneadas y los recibos como fotos del teléfono. Una persona abre cada uno, busca los mismos campos y los captura en un sistema. Construimos un procesamiento que lee esos campos, los revisa y envía lo dudoso a una persona en lugar de adivinar.
Señales de Que Le Está Costando
Un buzón lleno de adjuntos
Los documentos se acumulan en un correo o carpeta compartida hasta que alguien tiene tiempo de abrirlos uno por uno.
Los mismos campos cada vez
Proveedor, fecha, número de referencia, total. Quien los captura sabe exactamente dónde buscar, y eso es lo que permite automatizarlo.
Picos a fin de mes
El volumen sube en fechas previsibles, y el atraso retrasa pagos, aprobaciones o respuestas a clientes.
Dígitos invertidos
Un número de referencia o un monto mal escrito se descubre después, cuando un pago o registro no coincide.
Muchos formatos, un mismo significado
Cada remitente arma su documento de forma distinta, así que las plantillas y las reglas simples se rompen.
Sin registro de quién revisó qué
Cuando surge una pregunta meses después, nadie puede mostrar de qué documento salió una cifra.
Lo Que Realmente Cuesta
Unos minutos por documento parecen poco hasta que se multiplican por todos los documentos que llegan en un año. Esta ilustración cuenta solo la lectura y la captura, no el costo de los errores.
- 1 persona
- haciendo el trabajo
- 4 minutos
- cada vez
- 150 veces por semana
- entre todos
- $38 por hora
- costo total por persona
Unas 10 horas por semana, o de $17,480 a $19,760 al año
Pruébelo con Sus Propias Cifras
Sueldo más impuestos y prestaciones. $40 es un punto de partida común.
Costo anual estimado de este trabajo
$9,200 a $10,400
Unas 260 horas al año
Un estimado con los números que usted ingresó, no una cotización ni una promesa de ahorro. La automatización rara vez elimina cada minuto de una tarea.
Muéstrenos Este ProcesoCómo Lo Automatizamos
Leer un documento no es lo difícil. Lo difícil es saber cuándo no confiar en la lectura.
Medir con sus documentos
Probamos la extracción con una muestra de sus documentos reales durante la definición del alcance y le mostramos cómo funcionó, campo por campo, antes de construir nada.
Definir las reglas de confianza
Juntos decidimos qué tan seguro debe estar el sistema para que un campo pase solo. Lo que quede por debajo va a una persona.
Comparar con lo que ya sabe
Los valores extraídos se comparan con registros que ya tiene, como una lista de proveedores o pedidos abiertos, para detectar un valor creíble pero equivocado.
Conservar el rastro
Cada campo queda vinculado a su documento y marcado como leído automáticamente o confirmado por una persona, para poder rastrear cualquier cifra.
Antes y Después
Una ilustración de un proceso común, no un proyecto de un cliente.
Una auxiliar de cuentas por pagar abre cada factura de proveedor desde un correo compartido, captura el proveedor, el número de factura, la fecha y el total en contabilidad, y guarda el PDF en una carpeta por mes.
Las facturas se leen al llegar y se relacionan con proveedores conocidos. Los campos que pasan las revisiones acordadas se vuelven facturas en borrador con el PDF adjunto. La auxiliar revisa solo las marcadas por un proveedor desconocido, un total que no cuadra o un campo del que el sistema no estaba seguro.
¿Sus Documentos Son un Buen Candidato?
Un buen candidato
- Se toman los mismos tipos de campos de cada documento
- Llegan decenas o cientos de documentos por semana
- Los datos extraídos van a un sistema que ya usa
- Hay una forma clara de revisar un valor, como una lista de proveedores
Probablemente todavía no conviene
- Cada documento necesita que una persona interprete lo que significa
- Llegan unos pocos al mes
- Los documentos son casi todos a mano e inconsistentes
- Un error sería inaceptable aun con revisión humana
Puntos de Partida Típicos
El trabajo se cotiza por alcance, no por hora. Usted recibe un alcance por escrito con un precio fijo antes de empezar, y los proyectos grandes se dividen en hitos. Los rangos de abajo muestran dónde suelen empezar los proyectos.
Ver Precios Iniciales
| Tipo de proyecto | Cuándo encaja | Inversión |
|---|---|---|
| Revisión de Oportunidad de Automatización | Sabe que el proceso duele, pero todavía no qué construir, si acaso algo: un proceso revisado, con la solución más pequeña que vale la pena en un plan de acción por escrito. | $495 precio fijo |
| Automatización de Resultado Rápido | Un problema bien delimitado con un final claro. | Desde $1,500 |
| Proyecto de Automatización o Integración | Flujos y conexiones entre sistemas de los que depende el negocio, con precio en un alcance por escrito. | Desde $5,000 |
| Alianza de Operaciones Automatizadas | Después de un proyecto: monitoreo, mantenimiento, cambios de proveedores y API, y mejoras pequeñas. | Desde $750 / mes |
El alojamiento, los dominios, las licencias, las suscripciones y las comisiones de procesamiento permanecen en cuentas de su propiedad y cada proveedor le factura directamente siempre que sea posible. Cuando debamos realizar un cargo aprobado en su nombre, cobramos ese importe antes de incurrir en él.
Después del Proyecto
Cada proyecto termina con documentación y una entrega, para que su equipo pueda operarlo. Si prefiere no hacerlo, una alianza mensual cubre monitoreo, cambios de proveedores y API, y mejoras pequeñas bajo su propio acuerdo por escrito.
Ver Niveles de la AlianzaServicios y Decisiones Detrás de Esto
Antes de Preguntar
- ¿Qué tan preciso es?
- No damos un porcentaje por adelantado, porque la respuesta honesta depende de sus documentos y su estado. Lo medimos con una muestra de sus propios documentos durante la definición del alcance, le mostramos el resultado y le decimos si no justifica un proyecto.
- ¿Una persona sigue revisando algo?
- Sí. Los campos de los que el sistema no está seguro, y los documentos que no pasan una revisión, van a una persona. Cuánto llega a una persona es un umbral que usted define y que puede ajustarse después.
- ¿A dónde van nuestros documentos?
- El procesamiento se ejecuta en cuentas que usted posee o aprueba, y el manejo de documentos se acuerda en el alcance por escrito. Cuando se usa un proveedor de IA, le explicamos cuál y qué recibe antes de ponerlo en marcha.
- ¿Funciona con escaneos y fotos del teléfono?
- Muchas veces, pero la calidad de la imagen importa. Para eso es la prueba con muestras: muestra cómo funcionan sus documentos reales, incluidos los peores.
- ¿Es distinto de mover datos entre sistemas?
- Sí. Mover datos entre sistemas parte de registros estructurados. El procesamiento de documentos parte de una página, así que necesita revisiones de confianza y un paso de revisión que la automatización entre sistemas no requiere.
Las cifras de esta página son ilustraciones basadas en los datos indicados, no resultados de clientes, y no son una promesa de ahorro. No garantizamos ningún resultado comercial, de ahorro de tiempo o técnico en particular. Esta página es un resumen por conveniencia; nuestros Términos de Servicio prevalecen.
Términos completos: Términos de Servicio
¿Qué Documentos Se Capturan a Mano?
Cuéntenos qué llega, cuántos y dónde tiene que terminar la información. Le diremos si vale la pena probarlo con una muestra.